こんにちは。
桐生将人（きりゅうまさと）です。
あなたの会社に就業規則はありますか？
もし、あるなら、就業規則を印刷したこと
はありますか？
印刷したことがあるのなら、
その量にうんざりしたのでは
ないかと思います。
ちなみに桐生も、就業規則のせいで、
事務所が紙まみれになったことが
あります。
独立して2年目くらいの頃です。
全国展開している会社を紹介されて
関与していたことがあります。
そこは労務管理を全然してこなかった
ことで労基署調査が入りボコボコに
されていました。
そして、労基署の指導に基づき、
「手始めに就業規則を作る」
ということで就業規則の作成に着手しました。
程なくして就業規則の作成が完了し、
届出の段階になりました。
ご存知の通り、10名以上の会社の場合、
就業規則は労基署に届け出ることが
義務付けられています。
ちなみに、届出は持ち込みや郵送で行う場合、
届出用と控え用の2部を用意します。
で…ここからが非常に問題でした。
就業規則は会社が1社であっても、
事業所（店舗）の場所を管轄する
労基署ごとに届け出るのが原則です。
そこの会社の店舗は40店舗ほどあった
ので、40箇所分を届け出る必要がある
ことがわかりました。
（当時は全国展開の会社の関与なんて
初めてだったので知りませんでした＾＾；）
当時から桐生の就業規則のボリュームは
比較的大きめだったと思います。
おそらく、1セットで大体200ページ
くらいでした（今はもっと多い＾＾；）。
つまり、届出用と控え用の2部を作ると、
200ページ＊2部＊40箇所＝16,000ページ
となります。
一般的な業務用コピー用紙の束は、
1束あたり500枚です。
つまり、両面コピーしたとしても、
16,000ページ／500枚＝32束
を使うことになります。
このヤバさがわかっていただけますか…？
最終的には、コピー代行会社を使って、
格安でコピーをして、会社の床一面に
コピー用紙を並べて郵送準備をして、
なんとか届出をしました。
いやぁ、本当に大変でした。
いまだにそんなことをしている
社労士の方や経営者の方は多いかも
しれません。
本当に大変ですよね…。
ちなみに、桐生はすでに、こういった
面倒からは解放されています。
社員にやらせているからではありません。
就業規則を印刷したり、郵送したりを
一切していないということです。
では、なぜ就業規則を印刷しないで
済むようになったのかというと、
「就業規則がすでに電子申請できる
ようになっているから」です。
人事労務の分野においては、
社会保険や労働保険の手続が
電子申請できることはだんだんと
浸透してきていますよね？
ですが、実は「就業規則」や
年1回提出する「36協定」も
すでに電子申請が可能です。
しかもめちゃくちゃ簡単です。
PDFデータにして届出をすれば良いので、
印刷も不要です。
電子申請ですから、
「郵送日と土日祝を考えて、〜日までに
書類をもらわないと…」
みたいな話からも完全解放です。
ちなみに、就業規則の電子申請は、
最近できるようになったのではなく、
結構前からできるようになっていました。
ですが、桐生の周りでは、
誰もやっていなかったので
気付きませんでした。
（むしろ、桐生がやってみて、
周りに教えてあげたくらいです。笑）
当初、桐生がチャレンジした頃は
就業規則の電子申請が
ほとんどなかったのか、
行政側も対応に慣れていない
様子でした。
質問しても答えが曖昧で、なかなか
やり方がわからなくて困ったものです＾＾；
ですが、現在はだんだんと浸透してきた
ようで、どこの管轄に電子申請しても
手慣れた様子で対応してもらえます。
ということで、
これを読んでいる社労士の方、
ぜひ就業規則を電子申請しましょう。
これを読んでいる経営者の方、
顧問社労士に就業規則を電子申請
させましょう。笑
届出が本当に楽だし、その後の保管も
データになったら楽ですよ。
もちろん、助成金なんかに就業規則を
添付するときも電子申請で届出したものを
問題なく使えるのでご安心を。
桐生 将人
