こんにちは。
桐生将人（きりゅうまさと）です。
前回は、人材不足の経営者を
突き刺すようなマネジメント論を
お伝えしました。
桐生もグサグサっと刺さって
瀕死状態です。
で、その瀕死状態を救うのが、
「マニュアル」だというわけです。
というよりも、、、
正直、経営者なら「マニュアル」が
あったほうがいいことなんて
誰しもがわかっていると思います。
じゃあなんで多くの経営者がそれを
作らないかというと、、、
「労力がかかりすぎるから」
だと考えています。
その結果、経営者が起こしてしまい
がちな間違いがあります。
では、一旦クイズ的な感じで。
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マニュアルを作成するにあたって、
以下のうちから”やるべきではない”
方法を選択してください。
１．社長がマニュアルを作る
２．マニュアル作成のための
部署を作ってそこで作る
３．マニュアル作成担当者を任命して
その人が作る
４．外部業者にマニュアルを作ってもらう
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決まりました？
では、回答を…。
間違っているのは、
「すべて」です。
よくある引っ掛けですみません＾＾；
でも、この話は、赤字38億円だった
無印良品を「マニュアルの力」で
V字回復させた松井忠三氏の話だから
信憑性があると思いませんか？
ということで、松井忠三氏の
マニュアル作成方法について
一緒に学んでいきましょう。
今回は、マニュアル作成において、
重要な「3つ」の話を紹介します。
１．マニュアルは真似して作る？
２．マニュアルは誰が作る？
３．マニュアルはどの部門が作る？
さっそくスタートしましょう！
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１．マニュアルは真似して作る？
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マニュアルを作成する場合、
最初に思いつくのは、同業種や似たような
規模の会社のマニュアルを参考にして、
作ることですよね。
松井氏も当初は、「しまむら」を
真似しようとしたそうです。
ですが、その結果について松井氏は
以下のように述べています。
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私も、MUJIGRAMをつくるとき、
初めは模範となるような企業の
マニュアルを参考にしようと
考えました。
他社のマニュアルを見て、
他社とは異なる部分だけを手直しし、
自社独自の内容を盛り込めば
完成すると考えていたのです。
（中 略）
「これはいい」と合点して帰り、
真似してつくってみようとしましたが、
なかなか現場で使えるようなマニュアル
にはなりませんでした。
（中 略）
扱う商品やその数、社員の数、
取引先、店舗の大きさなど、何一つとして
同じところはありません。
そういった要因が異なれば、
マニュアルも異なったものになるのは
自然の道理なのです。
―参考図書No.926-927
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つまり、マニュアルは、
どこかの真似では作れない
ということです。
マニュアルを作るのは大変ですが、
自社で本当に使えるマニュアルを
作るためには自社で苦労して一から
作るしかないということです。
では、「そのマニュアルを
誰が作ればいいのか？」
という疑問が浮かびます。
社員に任せる？
それともお金を払って
コンサルタントに外注する？
それについても答えがあります。
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２．マニュアルを作るのは誰か？
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では、こんな大変なマニュアル作りを
誰がやればいいのか？
やっぱり社長が覚悟して作るしかない
…そう思いがちな経営者は多いかも
しれません。
ですが、答えは「No」です。
松井氏の答えは、
「マニュアルは使う人が作る」
というものです。
たとえば、社長は現場第一線をすべて
把握することは難しいです。
逆に第一線は把握できていたとしても
事務部門の仕事まで把握するのは難しい
かもしれません。
それにもかかわらず社長がマニュアルを
作っても絵に描いた餅になって、いずれは
マニュアルは本棚でホコリを被ることに
なるでしょう。
重要なのは「使えるマニュアル」を
作ることです。
そのためには、現に働いている人が、
「自分たちのために作る」ということです。
この結果として、自動的に、
「どの部門が作るか？」という
疑問にも回答が出ます。
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３．マニュアルを作る部門はどこか？
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これは言うまでもないと思います。
マニュアルは使う人が作る。
その結果、マニュアルを作る部門は、
「すべての部門」ということになります。
営業部門は営業のマニュアルを。
事務部門は事務のマニュアルを。
それぞれが作るということです。
もし、社長が次の社長に後継する予定が
あるのなら「社長部門のマニュアル」を
作るのは「社長自身」ということになります。
ただ、もちろんなんでもかんでも
マニュアルになってしまっては
会社の方向性とは違うマニュアルが
どんどんできてしまうリスクもあります。
なので、最終的な判断をする部門を
用意しておくと良いでしょう。
それは「マニュアル審査委員会」の
ようなものを作ってもよいですし、
社長自身や役員で判断をするのも
良いでしょう。
これによって、
営業社員が営業部門のマニュアルを
起案して、審査委員会が承認したら
そのマニュアルを作成開始すると
いった流れが作れます。
マニュアル作成のイメージが
わきましたか？
次回は、マニュアルについての
よくあるマイナスイメージ…
「社員のオリジナリティをなくすのでは？」
「モチベーションが下がるのでは？」
ということについてお伝えしたいと思います。
こういったマイナスイメージが
ある状態では踏み出せませんからね＾＾；
お楽しみに！！
桐生 将人
参考図書：『無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさい』著：松井忠三、出版：角川書店 (2013/7/10)
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