こんにちは。
桐生将人（きりゅうまさと）です。
現在、色々と事情がありまして、
業務の整理を一気に進めています。
その中で大切にしている考えは、
「ゼロにできるかどうか」です。
つまり、
「業務を効率化する」のではなく、
「その業務自体をなくせないか」を
考えるということです。
業務を効率化しようと考えると、
「スピードアップする」とか
「雑用するパート社員を雇う」
といった努力の延長に解決策を
求めてしまいます。
ですが、
「やっていたことをやめる」
となると、強制的に発想の転換や
体制の変更が求められます。
それは大変なことですが、
効果は絶大です。
だからこそ、桐生は、
「ゼロにできるかどうか」を
考えることがめちゃくちゃ
重要だと考えています。
で、最近になって、
「なくすべきだ」と考えたのは
以下の2点です。
・請求書の発行
・手続き控えの郵送
これらは多くの士業が行っています。
そして当たり前だとも思われています。
ですが、他の業界で見れば、
当たり前に行われていないもの
だったりもします。
たとえば、請求書。
これは当初、
「振替ならまだしも、
振込の請求書は必要だろう」
と思っていました。
ですが、ふと気付いたのは、
桐生の借りている事務所の家賃は
「振込」なのに請求書が来ません。
何なら消費税が改定されたときすら
何の案内も来ませんでした。
（気付かずにそのまま払ったら差額を
振り込めと通知が来ましたが＾＾；）
最初は違和感がありましたが、
今は別になんとも思いません。
というのも、契約書の中に
「いつまでにいくらをここに
振り込め」と書いてあるわけ
だから本来は不要なわけです。
桐生の側も振込を定期的に
設定しておけば終わりです。
お互いにストレスがなく、
郵送費もかからず、
合理的なわけです。
とはいえ、
不動産業の「賃料」と違って、
士業の「報酬」は月で変動する
こともあるので、いきなり廃止
とはいきません…＾＾；
ということで、まずは、
・振替の請求書の廃止（収納代行会社の
通知のみとし、自社からの郵送の廃止）
・振込の請求書の電子化（郵送の廃止）
という感じで郵送の廃止から着手しようと
考えています。
もう1つが「手続きの控え」です。
過去には社労士関係の手続きは紙で
行われていたので、その手続き控えも
当然紙でした。
なので、その控えの紙をクライアント
に送るのも当たり前の慣習でした。
その名残だと思うのですが、
現在も多くの士業が紙で手続き控えを
郵送しています。
これが結構な労力で、社員1人が
つきっきりでも丸1日くらいは普通に
かかってしまいます。
ですが、ふとおかしいと思ったのは、
その手続き控えの紙をわざわざ作っている
ということです。
今は多くの士業が電子申請をします。
なので、控えも電子データで来ます。
それをわざわざコピー機で印刷して、
紙にして送っているというわけです。
何のための電子化…。
まぁ「慣習」なのでしょうね。
ところが、この風向きが変わったのは、
現在のコロナショック情勢です。
コロナショックでテレワークが
急激に進みました。
それによって、この「紙で送る」
という行為の弊害が出始めました。
つまり、士業側も印刷するために
出社しないといけないし、
クライアントも受け取るために
出社しないといけない
ということです。
テレワークを含めた多様な働き方の
中では「紙」というもの自体が
不都合を生んでしまうようになった
ということです。
そういうこともあって、
電子データのままで
色んな書類をやり取りする
企業が急激に増え始めました。
士業も例外ではなく、
桐生の周りでも手続き控えを
電子データのまま共有する
士業事務所が増え始めたように
感じます。
当社も、今月のクライアントへのお手紙に
「ペーパーレス化の推進」について
のご案内を同封した次第です。
ということで、今回は、
桐生が取り組み中の業務の整理に
ついて共有しました。
あなたの会社はコロナショックで
業務の整理に取り組みましたか？
ペーパーレス化がまだの会社は
まずはペーパーレス化がおすすめです＾＾
桐生 将人
