こんにちは。
桐生将人（きりゅうまさと）です。
以前に桐生が仕事の整理をしている
という話をしました。
これには理由がありまして、
実は、先月幹部が一人退職して
しまったことが原因です。
事務業務の統括をしつつ、
実務も一番こなしていたので、
彼女が抜けたことは大きな痛手でした。
（ちなみに退職は円満な退職です＾＾；）
ですが、優秀なチームメンバーに
助けられてなんとか乗り切ることが
できました。
まだ、「完全復活」とは言えませんが、
「回していける」という状態には持って
くることができたといった感じです。
桐生の会社は少数精鋭なので、
社員が一人辞めることのダメージは
どうしても大きくなります。
そして、小さい会社ほど、
桐生と同じようなリスクを
日々感じていると思います。
ということで、今回は、
そんな方々のために、
「桐生がどうやって人員不足の
危機を乗り切ったのか」
を共有したいと思います。
ホヤホヤの経験の共有です。笑
ぜひ参考にしてください！
さて、このピンチを乗り切るにあたって、
桐生が最初に着手したことがあります。
それは、
「何が最も大切かを明確にする」
ということです。
要は「優先順位を整理する」
ということです。
何を当たり前のことを…
と思うかもしれませんよね＾＾；
ですが、人が余剰になったり、
業務のレベルが上がって余裕が出て
くると、自然と優先順位が曖昧に
なったり、過剰なサービスを提供
するようになってしまうことがあります。
その結果、余剰な人員がいても、
業務はいつも忙しくなります。
人員がずっとそのままなら
まだいいのですが、
この状態で人が辞めてしまうと
大変です。
単純に手一杯（過剰サービス込ですが）な
状態で新たな仕事が降ってくるわけですから、
大きなピンチに直面することになるわけです。
ということで社員が辞めて
人手が足りないというピンチに直面
したら、とにかく、業務の優先順位
を整理することが重要になります。
過剰サービスを排除して、
「何が最も大切なのかを明確にする」
ということです。
そうしなければ、もっと大切なものを
失うことになってしまいますからね。
たとえば、社労士の場合でいうと、
とにかく重要なのは「給与計算」です。
これは必ず期限があり、
遅れたら多大な迷惑がかかります。
なので、何を差し置いても
この業務を最優先します。
次に「助成金」です。
これも期限があります。
ですが、これに関しては、
給与計算と比べれば
期限が長めなので、優先順位は
少し落ちます。
その次は「社会保険の取得」です。
これは新しい社員が入ったときに、
健康保険証を早く届けてあげる必要
があるので、優先順位が高めになります。
実際は1ヶ月くらいなら簡単に遡りで
手続きはできるのですが、社員からの
クレームになることがあるので、
やはり優先順位は高めです。
こんな感じで、
とにかく優先順位を付けて
いきます。
そして、こういった優先順位を付ける仕事は、
やはり経営者がやるしかありません。
社員は目の前のクライアントに
向き合っていますから、全体を
見るのが難しくなります。
時間に余裕があれば、もっとその
クライアントに貢献してあげたい
と思うのが普通ですからね。
ですが、目の前のクライアントに
過剰サービスをしている間に、
他のクライアントの給与計算が
終わっていなかった…なんてこと
になったら笑えないですよね？
そうならないためにも、
人員不足の状況においては、
経営者が率先して、優先順位を
決めていくことがめちゃくちゃ
重要だということです。
小さい会社ほど、人員不足で急に
大変な事態に陥ることがあると
思います。
そんなときはバシバシ優先順位を
つけて、「大切なもの」を死守する
ことだけを考えてください。
桐生 将人
